Le mail de relance à copier en cas de facture impayée

En France en 2023, 82 % des entreprises ont subi des retards de paiement. Malheureusement, les freelances, TPE et PME sont les premières victimes des mauvais payeurs. 70 % des petites structures et des travailleurs indépendants ont en effet constaté des délais de paiement plus longs et plus nombreux sur la même période. Les conséquences de ces problèmes de règlement ne sont pas neutres puisque la moitié des TPE jugent qu’ils ont un impact « important », voire « critique », sur leur trésorerie (source : Coface).

 

Vous vous reconnaissez dans ces statistiques ? Dans cet article, je vous donne les clés pour relancer un client par mail en cas de retard de paiement et vous fournis plusieurs exemples de mails de relance pour facture impayée. N’hésitez pas à enregistrer cet article pour vous en servir en cas de besoin et à le partager à celles et ceux qu’il pourrait aider. Bonne lecture ! 

 

💡Votre client tarde à régler sa facture et vous ne savez pas quelle est la marche à suivre pour le contraindre à vous payer au plus vite ? Ailleurs sur ce blog je vous explique quoi faire en cas de facture impayée. 

Le mail de relance est le premier réflexe à avoir lorsque vous êtes confronté à une facture non payée. Parfois, un seul rappel suffit pour que votre client paie sa dette. Parfois il est nécessaire de faire plusieurs relances afin d’obtenir le règlement de la créance. Voici plusieurs modèles de mail de relance adaptés à chaque étape du cycle de relance pour impayé :

 

#1 Mail de relance pour facture en attente de paiement 

La première étape pour obtenir le paiement d’une facture impayée consiste à anticiper la date d’échéance de cette dernière. En clair, si votre client n’a pas encore réglé son dû et que la date butoir approche, envoyez-lui un mail de relance préventive pour qu’il vous paie dans les temps. Pour cela, vous pouvez utiliser ce modèle de mail de relance pour facture impayée : 

 

“Objet : “Facture en attente de règlement

Bonjour [nom du client],

J’espère que vous allez bien.

Je vous écris pour vous rappeler que la facture n° [numéro de la facture] du [date d’émission de la facture] n’a pas encore été réglée et arrive à échéance le [date d’échéance de la facture].

Pensez-vous pouvoir régler cette facture dans le délai imparti ?

 

Vous pouvez trouver toutes les informations nécessaires pour réaliser le paiement sur la facture et le RIB qui se trouvent en pièce jointe.

Par avance merci pour votre réponse et votre coopération.

 

Bonne journée,

[Votre nom]”

 

#2 Mail de relance pour facture en attente de paiement à l’échéance 

La date d’échéance de votre facture est arrivée et votre client n’a toujours pas payé sa créance ? Agissez sans attendre. Envoyez-lui un mail de relance pour facture impayée le jour même. Pour ce faire, inspirez vous de cet exemple mail de relance client pour facture impayée :

 

“Objet : ‘Facture en attente de paiement : deuxième rappel 

Bonjour [nom du client], 

J’espère que vous allez bien.

Je vous écris pour vous rappeler que la facture n° [numéro de la facture] du [date d’émission de la facture] n’a pas encore été réglée et arrive à échéance aujourd’hui. 

Pouvez-vous s’il vous plaît procéder au paiement de cette facture dans les plus brefs délais et m’indiquer la date de règlement prévue ? 

Si vous rencontrez des difficultés pour effectuer le paiement ou si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter. Je me tiens disponible pour vous aider. 

Par avance merci pour votre réponse et votre coopération, 

Bien cordialement,

[Votre nom]”

 

#3 Mail de relance pour facture impayée (1re relance)

Une semaine s’est écoulée depuis la date butoir de paiement de votre facture et vous n’avez toujours pas reçu d’argent de la part de votre client ? Envoyez à votre interlocuteur un premier email de relance lui indiquant que son paiement est désormais en retard. Pour cela, vous pouvez vous inspirer de ce mail type de relance pour facture impayée :

 

“Objet : 1re relance amiable pour facture impayée 

Bonjour [nom du client], 

J’espère que vous allez bien.

Je vous écris pour vous indiquer que la facture n° [numéro de la facture] du [date d’émission de la facture] dont la date de paiement était fixée au [date d’échéance de la facture] n’a toujours pas été réglée. 

Pouvez-vous s’il vous plaît m’indiquer la date à laquelle vous allez procéder à la mise en paiement ? 

Je vous prie de bien vouloir régler cette facture au plus vite. 

Pour rappel, notre contrat prévoit une pénalité de retard de [montant de la pénalité figurant sur la facture] % ainsi qu’une indemnité forfaitaire de [montant de la pénalité figurant sur la facture] € due au titre des frais de recouvrement que je me verrai contraint de vous réclamer si le paiement n’intervient pas rapidement .

Je reste à votre disposition pour toute question ou clarification supplémentaire.

Par avance merci pour votre réponse et votre attention, 

Bonne journée,

[Votre nom]”

 

#4 Mail de relance pour facture impayée (2ème relance)

Malgré votre première relance amiable pour facture impayée une semaine s’est écoulée et vous n’avez toujours pas reçu de paiement ? Faites un deuxième mail de relance client pour facture impayée sur le modèle suivant :

 

“Objet : 2ème relance amiable pour facture impayée 

Bonjour [nom du client], 

J’espère que vous allez bien.

Je vous écris pour vous rappeler que la facture n° [numéro de la facture] du [date d’émission de la facture] dont la date de paiement était fixée au [date d’échéance de la facture] n’a toujours pas été réglée malgré mes relances du [date de la relance à l’échéance] et du [date de la première relance pour facture impayée]. 

Malheureusement, au regard de ce retard de paiement je me vois contraint de vous demander de régler les pénalités de retard qui s’appliquent en vertu de mes conditions générales de vente, soit [montant des pénalités].

Je vous prie de bien vouloir régler cette facture et les pénalités associées au plus vite. Pouvez-vous s’il vous plaît m’indiquer la date à laquelle vous allez procéder à la mise en paiement ? 

Je reste à votre disposition pour toute question ou clarification supplémentaire.

Par avance merci pour votre réponse et votre attention, 

Bien cordialement,

[Votre nom]”

 

#5 Mail de relance pour facture impayée avant mise en demeure

Vos deux relances amiables n’ont pas eu d’effet sur votre client et votre facture est toujours en attente de paiement ? Il est temps de passer aux choses sérieuses et d’envoyer à votre client un dernier email de relance avant mise en demeure. Pour vous aider dans cette démarche, appuyez-vous sur le modèle de mail de relance pour facture impayée ci-dessous :

 

“Objet : Facture impayée : dernière relance avant mise en demeure 

Bonjour [nom du client], 

J’espère que vous allez bien.

Je vous écris pour vous rappeler que la facture n° [numéro de la facture] du [date d’émission de la facture] dont la date de paiement était fixée au [date d’échéance de la facture] n’a toujours pas été réglée malgré mes relances du [date de la relance à l’échéance], du [date de la première relance pour facture impayée] et du [date de la deuxième relance pour facture impayée]. 

Pour rappel, des pénalités de retard s’appliquent en vertu de mes conditions générales de vente. Je vous prie de régler cette facture dans les plus brefs délais, et au plus tard dans [nombre de jours] jours. 

Passé ce délai, je prendrais des mesures de recouvrement plus formelles, ce qui pourrait engendrer des coûts supplémentaires pour vous.

Je me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire. 

Par avance merci pour votre réponse et votre réactivité, 

Cordialement,

[Votre nom]”

 

#6 Lettre de mise en demeure pour facture impayée 

Une semaine a passé depuis votre dernier email et vous attendez toujours la somme qui vous est due ? C’est le moment de passer de la phase amiable du recouvrement au début de la procédure légale. À ce stade, il s’agit d’envoyer à votre client mauvais payeur une lettre de mise en demeure avec accusé de réception. Celle-ci pourra ouvrir la voie à une procédure judiciaire de recouvrement. Pour rédiger ce courrier postal, vous pouvez vous inspirer de l’exemple suivant : 

 

“[Votre nom]

[Votre fonction]

[Votre entreprise]

[Coordonnées de l’entreprise]

[Date]

[Nom du client]

[Adresse du client]

Objet : Mise en demeure de payer la facture n° [numéro de facture]

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler la somme de [montant de la facture] euros correspondant à la facture n° [numéro de facture] que vous avez reçue le [date de réception de la facture] et dont la date limite de paiement était fixée au [date d’échéance de la facture].

Malgré nos relances amiables, nous n’avons pas reçu à ce jour le règlement de cette facture, et nous sommes contraints de vous adresser cette mise en demeure pour vous rappeler vos obligations contractuelles.

Conformément à nos conditions générales de vente, des pénalités de retard s’appliquent à compter de la date d’échéance de la facture, soit depuis le [date d’échéance de la facture]. Le montant de ces pénalités s’élève à [montant des pénalités] euros, ce qui porte le montant total dû à ce jour à [montant total] euros.

Si vous ne procédez pas au règlement de cette facture dans un délai de [nombre de jours] jours à compter de la réception de la présente, nous nous verrons dans l’obligation d’engager une procédure de recouvrement judiciaire à votre encontre, ce qui pourra entraîner des frais supplémentaires à votre charge.

Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement de cette facture dans les plus brefs délais, et au plus tard dans [nombre de jours] jours à compter de la réception de la présente.

Vous pouvez adresser votre règlement à l’adresse suivante :

[Adresse de règlement]

Nous restons à votre disposition pour toute question ou clarification supplémentaire.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

[Votre nom] [Votre fonction]

[Votre entreprise] [Coordonnées de l’entreprise]”

Vous souhaitez optimiser vos chances de vous faire payer rapidement par vos clients ? Voici quelques bonnes pratiques à suivre lorsque vous rédigez vos emails de relance pour facture impayée :

• Restez toujours poli et courtois pour ménager votre relation client et laisser la porte ouverte à une future collaboration commerciale ;
• Lors de votre première relance, n’oubliez pas de renvoyer votre facture ainsi que toutes les informations nécessaires au paiement à votre client. Il se peut en effet que ce dernier soit passé à côté de votre facture ou n’ait pas reçu votre RIB. 
• Dans chacune de vos relances pour retard de paiement, pensez à rappeler le numéro de la facture, sa date d’édition et sa date d’échéance. De cette manière, votre client saura ce dont il est question et les échanges seront facilités. 
• Pensez à poser une question dans chacun de vos emails de relance pour facture impayée. De cette manière, votre interlocuteur sera incité à vous répondre et donc à s’impliquer dans la démarche. 
• N’hésitez pas à mettre plusieurs contacts en copie de votre email. Il pourra par exemple s’agir du donneur d’ordre, de son responsable et du service comptabilité. De cette manière, vous augmenterez vos chances d’avoir une réponse rapide. 

 

Outre ces recommandations, n’oubliez pas les précautions de base pour bien facturer vos clients et limiter les risques d’impayés : 

• Ne commencez jamais une mission sans avoir fait signer un devis ou un contrat à votre client. Ce document juridique engage votre client. Il vous sera utile si vous entamez une procédure de recouvrement. 
• Évitez de collaborer avec des clients qui ont la réputation d’être des mauvais payeurs ou, pire, avec lesquels vous avez déjà eu des problèmes de retard de paiement. Pour vérifier la fiabilité d’un futur client, n’hésitez pas à consulter la base de données des entreprises proposée par la société de recouvrement en ligne Ruby Payeur. 
• N’attendez pas que votre facture ait plusieurs jours de retard pour commencer à relancer votre client. Faites une première relance avant l’échéance, une autre le jour J, puis les suivantes à une semaine d’intervalles. 
• Pour ne pas oublier de faire vos relances et vous faire payer rapidement, n’hésitez pas à automatiser l’envoi de vos emails de relance. Pour cela, vous pouvez utiliser votre messagerie habituelle. Certains comptes professionnels, comme Shine et Qonto, permettent également de relancer automatiquement ses clients en cas de retard de paiement. 
• Si les exemples de mail de relance pour facture impayée vus précédemment ne vous inspirent pas et si vous ne trouvez pas les mots pour relancer vos clients dans les règles de l’art, faites appel à une IA générative de texte comme ChatGPT. Pour obtenir un résultat convaincant, pensez à préciser le contexte de votre demande et les éléments que vous souhaitez voir figurer dans votre message de relance pour retard de paiement. 
• Enfin, si un client ne répond pas à vos emails de relance, n’hésitez pas à faire appel à un cabinet de recouvrement, voire à un huissier ou un avocat afin d’entamer une procédure judiciaire et d’obtenir le règlement de votre créance.

Le modèle de relance pour facture impayée par mail n’est pas très compliqué. En résumé, pour écrire un bon mail de relance pour retard de paiement il faut :

• Rester poli, mais ferme ;
• Rappeler à votre client les informations clés relatives à la facture ; 
• Inviter votre interlocuteur à payer rapidement ;
• Ne pas hésiter à faire une relance toutes les semaines jusqu’au paiement. 

 

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