Facture impayée : que faire ?

Selon le cabinet Altares, expert en Data Economy, en 2022, moins d’une entreprise européenne sur deux payait ses fournisseurs à l’heure. 

Une problématique de taille pour les PME, TPE et indépendants dont la trésorerie est souvent mise à rude épreuve par les retards de paiement et les factures impayées. 

Alors, comment faire si un client ne paye pas une facture ? Et comment se prémunir contre les défauts de paiement ? La réponse dans cet article. Bonne lecture ! 

De nombreux clients professionnels ont pris la mauvaise habitude de payer leurs factures après la date limite de paiement. 

Selon Altares, les sociétés belges règlent leurs prestataires avec 8 jours de retard en moyenne. Les organisations françaises font pire avec 11,6 jours. 

Autant dire une éternité, a fortiori pour les freelances et consultants qui comptent sur ces rentrées d’argent pour financer leur vie courante. 

Pour éviter la catastrophe, il convient donc de réagir vite face à un impayé. 

# 1 Envoyer un email de relance amiable 

La première étape pour obtenir le paiement d’une facture impayée consiste à faire une relance amiable.

Pour relancer un client pour le paiement de sa facture, envoyez-lui un email dès le premier jour de dépassement de la date de paiement indiquée sur votre facture. 

Dans votre email, adoptez un ton ferme tout en restant diplomate. 

✍️ Voici un exemple de message à envoyer à un client qui ne paye pas : 

« Bonjour Pauline, 

Je vous écris, car la facture n° 222 dont la date limite de paiement était fixée au 2 février 2022 n’a toujours pas été réglée. 

Pouvez-vous me dire quand le paiement sera effectué ? 

Par avance merci pour votre retour, 

Bonne journée, Jessica. »  

En l’absence de réponse de la part de votre client ou si celui-ci tarde encore à régler votre facture, envoyez une deuxième, voire une troisième relance. 

Vous n’êtes pas à l’aise à l’idée d’envoyer des emails de relance de paiement à vos clients ou oubliez régulièrement de relancer les clients peu scrupuleux ? 

N’hésitez pas à automatiser vos messages de relance par exemple en utilisant le logiciel de facturation intégré au compte pro Shine (lien affilié). 

Cet outil permet de programmer des relances pour rappeler ses clients à leurs obligations et se faire payer dans les temps sans même y penser. 

# 2 Envoyer un courrier de mise en demeure  

Si, malgré vos emails de relance, votre client ne vous paie toujours pas, passez à la deuxième étape : la lettre de mise en demeure. 

⚠️ Attention, ce document a une valeur juridique puisqu’il ouvre la voie à une action en justice. 

Pour faire une mise en demeure de payer vous devez donc respecter un certain formalisme. 

Votre courrier de mise en demeure de payer doit porter la mention « mise en demeure » et être envoyé en recommandé avec accusé de réception. 

Mais ce n’est pas tout. Il doit également rappeler : 

• Votre identité et celle de votre client ; 
• La date des différentes relances que vous avez effectuées ; 
• Le numéro de la facture en attente de paiement ; 
• La date d’échéance de paiement de cette facture ; 
• La somme due au titre de cette facture ; 
• Les pénalités de retard de paiement ; 
• Le délai de paiement à compter de la mise en demeure. 

Pour éviter les faux pas, inspirez-vous d’un modèle de lettre de mise en demeure pour facture impayée adapté à votre situation et au pays dans lequel vous exercez. 

# 3 Faire appel à un cabinet de recouvrement 

Si malgré votre courrier de mise en demeure votre client n’a toujours pas procédé à la mise en paiement de votre facture, passez à la vitesse supérieure. 

Les cabinets de recouvrement de créances sont une bonne solution pour se faire payer par un mauvais payeur sans perdre trop de temps et de sous. 

Moyennant une commission prélevée sur la somme récupérée, ce type d’entreprise se charge du recouvrement de votre facture impayée à votre place.

Plusieurs sociétés peuvent vous aider à récupérer l’argent qui vous est dû, par exemple : 

• La startup Legalstart ;
• Le Cabinet Care, que j’ai pu tester avec succès il y a quelques années ;
• La plateforme de recouvrement de factures impayées Gcollect ;
• Le cabinet de recouvrement en ligne Rubypayeur.

💡Bon à savoir : cette solution n’est pas réservée aux grosses factures. 

Certains prestataires de recouvrement, comme Gcollect, prennent en charge des impayés à partir de 10 euros.

# 4 Entamer une procédure de recouvrement judiciaire 

Souvent la procédure de recouvrement amiable s’avère efficace : plusieurs cabinets spécialisés affichent un taux de succès autour de 80 %. 

Cependant, certains mauvais payeurs persistent malgré tout à ne pas honorer leurs factures. 

Dans ce cas, l’ultime recours consiste à engager une action en justice pour obliger le client à payer sa facture. 

La procédure à suivre dépend de votre situation et de celle de votre débiteur. Pour ne pas vous tromper, faites-vous accompagner par un avocat ou un cabinet de recouvrement.

Nous l’avons vu, plusieurs leviers existent pour forcer un client à payer une facture impayée. 

Cependant, l’idéal reste bien entendu d’éviter les factures non réglées et les retards de paiement. 

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour réduire les impayés clients : 

#1 Toujours vérifier la fiabilité et la solvabilité de ses clients 

La première chose à faire pour vous prémunir contre les factures non honorées est de vérifier la fiabilité et la solvabilité de vos clients en amont de toute collaboration. 

Assurez-vous que l’entreprise avec laquelle vous vous apprêtez à travailler est bien immatriculée et a bien une existence officielle. 

Ensuite, renseignez-vous sur sa réputation. Pour cela, interrogez les professionnels de votre entourage et consultez une plateforme d’avis en ligne. 

👉 Le cabinet de recouvrement en ligne Rubypayeur propose par exemple un moteur de recherche qui référence plus de 7 millions de sociétés et décrit leurs pratiques de paiement. 

Un outil bien utile pour savoir si votre client potentiel est (ou non) un habitué des impayés. 

# 2 Mettre en place un processus de facturation en béton 

La deuxième bonne pratique pour se protéger contre les retards de paiement et les factures impayées consiste à mettre en place un processus de facturation bien rodé. 

✅ Avant toute chose, pensez à demander toutes leurs informations de facturation à vos futurs clients : 

• nom de la société ;
• adresse de facturation ;
• numéro d’identification (SIREN pour la France) ;
• numéro de TVA, etc. 

Toutes ces informations vous permettront de dresser des devis et des factures en bonne et due forme du premier coup. 

Ce point est important, car certains retards de paiement et impayés sont tout simplement dus à des erreurs de facturation. 

✅ Veillez par ailleurs à vous renseigner à propos des processus d’achat de vos clients. 

Certaines entreprises imposent en effet leur propre délai de paiement : 60 jours à compter de la facturation par exemple (ce qui correspond au délai maximum de paiement en France). 

✅ D’autre part, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de facturation afin d’éditer des devis et des factures qui respectent la réglementation. 

Des outils comme Shine (lien affilié), Freelancer-app, Zervant, Freebe ou encore facture.net pourront vous être utiles. 

✅ Enfin, avant de commencer votre prestation, faites toujours signer un devis à votre client. 

En signant ce document, votre interlocuteur s’engage à vous payer dans les délais indiqués si vous lui fournissez le service mentionné. 

🔎 Vous souhaitez en savoir plus à propos de la facturation ? Ailleurs sur ce blog je vous explique comment facturer vos clients en freelance. 

# 3 Sécuriser ses paiements grâce à un intermédiaire 

La troisième astuce pour prévenir les impayés consiste à faire appel à un intermédiaire qui se chargera de sécuriser vos paiements. 

Plusieurs solutions peuvent être envisagées : 

• Utiliser une plateforme de paiement et de transfert de fichiers comme Spayce qui permet notamment de livrer des fichiers contre paiement ; 

• Passer par une plateforme de freelance comme Malt qui demande un pré-paiement à votre client avant le début de la prestation et vous reverse les fonds une fois votre mission validée ; 

• Rejoindre une société de portage salarial, comme Jump (lien affilié), qui propose un service d’avance de facturation (sur option) ; 

• Faire appel à un organisme d’affacturage (factor) qui se charge de recouvrer les factures à votre place et vous paie les sommes correspondantes avant la date d’échéance. 

# 4 Se faire payer en amont de sa prestation 

Enfin, la dernière bonne pratique pour éviter les factures non payées consiste à se faire payer en amont de sa prestation.

En tant que prestataire, vous pouvez notamment demander un acompte à votre client avant de commencer à travailler. 

De cette façon, vous vous assurez de sa bonne foi et de sa diligence dans le traitement des factures. 

👉 Une autre solution, moins connue, consiste à mettre en place un service productisé. 

Ce modèle comporte trois avantages majeurs : 

• Il facilite la vente, car le service est présenté comme un produit digital, avec un prix et une liste de caractéristiques parfaitement lisibles ;

• Il peut être automatisé et/ou délégué et offre par conséquent de belles opportunités de croissance ; 

• Et surtout, il favorise une trésorerie saine et des revenus réguliers puisque les clients paient en amont de la prestation et sont encouragés à s’engager sur la durée. 

🚀 Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez Smart services, la formation dans laquelle je vous apprends à mettre en place un service productisé.

Les factures impayées et les retards de paiement sont une véritable plaie pour les TPE, PME et indépendants. 

Comment réagir face à un impayé ? 

• Dès que la date limite de paiement est atteinte, relancez immédiatement votre client par email ; 
• Si vos relances amiables ne fonctionnent pas, envoyez une lettre de mise en demeure en recommandé avec accusé de réception ;
• Si votre client ne paie toujours pas sa dette, faites appel à un cabinet de recouvrement ; 
• Enfin, si le mauvais payeur ne s’exécute toujours pas, entamez une procédure de recouvrement judiciaire. 

Toutes ces démarches peuvent s’avérer chronophages et stressantes. C’est pourquoi il est primordial d’éviter les factures impayées. 

Comment réduire les impayés client ? 

• Vérifiez la réputation de vos clients avant de leur proposer un devis et fuyez les mauvais payeurs ; 
• Mettez en place un processus de facturation rigoureux et faites toujours signer un devis à vos clients avant de commencer une prestation ; 
• Sécurisez vos paiements grâce à un intermédiaire de confiance (plateforme de freelance, plateforme de paiement, société d’affacturage) ; 
• Faites-vous payer avant d’effectuer votre prestation en demandant un acompte ou en mettant en place un service productisé. 

Ces quelques conseils vous ont aidé ? 

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