Comment facturer ses clients en freelance ?

Comment facturer ses clients en tant que freelance ? Voici une question que se posent tous les indépendants, coachs et consultants débutants. 

Et pour cause, légalement, toute prestation de services doit donner lieu à une facture, exception faite des prestations de services de moins de 25 euros réalisées pour des particuliers. 

Mais alors, concrètement, comment procéder pour facturer une prestation de services en freelance et quelles précautions prendre pour s’assurer d’être payé par ses clients ? 

Dans cet article, je vous rappelle le B.A.-BA de la facturation quand on est freelance et je vous livre mes meilleurs conseils et outils pour facturer vos clients facilement. 

Sommaire : 

• Comment faire une facture en tant que freelance ?
• Combien facturer en freelance ?
• Freelance : que faire face à un client qui ne paie pas ?

Commençons par la base : concrètement, comment faire une facture lorsqu’on est freelance, coach ou consultant ?

Quelles sont les règles à respecter pour faire une facture ? 

Une facture est un document juridique, commercial, comptable et fiscal important.

Elle doit respecter un certain formalisme : 

👉 En premier lieu, vos factures doivent être numérotées. La numérotation des factures doit suivre un ordre chronologique et ne doit présenter aucune interruption. 

👉 Ensuite, chaque facture doit être dressée en deux exemplaires : l’un pour vous, l’autre pour votre client. Ceux-ci peuvent être produits au format papier ou au format numérique (sous conditions) et doivent être conservés pendant 10 ans.

👉 Par ailleurs, si vous facturez un client français, votre facture doit être rédigée en français. En revanche, si vous facturez un client étranger, votre facture peut être établie dans une autre langue.

👉 Enfin, chaque facture doit comporter les mentions obligatoires suivantes : 

• Date d’émission de la facture ; 
• Numéro de la facture ;
• Date de la fin de votre prestation ;
• Identité du client (nom et adresse) ;
• Votre identité (nom, adresse, statut juridique, numéro SIREN, etc.) ;
• Numéro du bon de commande correspondant à la facture (si un bon de commande existe) ;
• Votre numéro de TVA et celui de votre client (si vous êtes assujetti à la TVA) ;
• Description des prestations de services réalisées ; 
• Quantité de prestations, d’heures ou de journées de travail réalisées ; 
• Prix unitaire hors TVA ; 
• Taux de TVA applicable à chaque prestation ; 
• Réductions ou majorations éventuelles ;
• Montant total à régler hors taxes (HT) et TVA comprise ; 
• Date ou délai de paiement (habituellement fixé à 30 jours) ; 
• Taux des pénalités en cas de retard de paiement (si votre client est un professionnel) ;
• Indemnité forfaitaire de 40 euros due en cas de retard de paiement (si votre client est un professionnel) ;

Attention, suite à la réforme du statut de l’entrepreneur individuel, les auto-entrepreneurs (micro-entrepreneurs) doivent désormais faire figurer la mention « entrepreneur individuel » ou « EI » devant ou derrière leur nom et prénom sur leurs factures. 

Par ailleurs, les auto-entrepreneurs qui profitent d’une exemption de TVA doivent indiquer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur leurs factures. 

Les micro-entrepreneurs qui bénéficient du régime de la franchise en base de TVA sont ceux qui réalisent un chiffre d’affaires annuel hors taxes (HT) inférieur à 34 400 euros pour une activité de prestation de services. Ceux-ci ne facturent pas de TVA à leurs clients. 

👉 Pour n’oublier aucune mention obligatoire sur vos factures, je vous recommande de lire attentivement les directives fournies par l’administration à ce sujet. 

Comment faire une facture rapidement ? 

En pratique, il existe différentes manières de créer une facture. 

Les plus courageux pourront faire leurs factures « à la main ». Pour cela, ils pourront s’appuyer sur un modèle de facture pour freelance au format Excel ou Word disponible sur internet.

Cependant, cette option ne me semble pas la plus rapide ni la plus sûre. 

Pour ma part, je vous recommande d’utiliser une plateforme de facturation en ligne ou une application de facturation. 

Ces solutions vous permettront de créer des devis et des factures en bonne et due forme, rapidement et sans oublier aucune mention obligatoire. 

👉 Pour rappel, même lorsqu’il n’est pas obligatoire, il est préférable de fournir un devis à vos clients en amont de votre prestation. 

Le devis comprend dans l’ensemble les mêmes informations que celles qui seront présentes dans la facture correspondante. 

Une fois votre mission accomplie, il ne vous restera plus qu’à transformer votre devis en facture afin de vous faire payer par votre client. 

Les outils de facturation permettent de convertir rapidement un devis en facture. 

Les meilleurs outils de facturation pour les freelances

Selon moi, les meilleurs outils de facturation pour les freelances sont Freelancer-app, Zervant, Freebe et facture.net. 

Ces logiciels de facturation sont très simples d’utilisation, en partie gratuits et proposent des modèles de factures pour freelances prêts à l’emploi (mentions obligatoires incluses) ainsi qu’un suivi de la facturation.

À mes yeux, le compte professionnel pour freelances et entrepreneurs Shine (lien affilié) tire également son épingle du jeu. Il intègre en effet un outil de facturation très bien pensé.

Mention spéciale pour sa « jauge » qui vous permet de voir exactement combien il vous reste après paiement de vos charges sociales et pour les relances automatiques en cas de retard de paiement. 

🔎 Rejoins-moi sur YouTube pour connaître mes logiciels pour faire des devis ou des factures préférés et découvrir mon retour d’expérience à propos de la banque en ligne Shine et de son outil de facturation.

Avant même d’établir une facture, il convient de déterminer le tarif auquel vous allez vendre vos services en tant que freelance. 

Il s’agit là d’une opération qui effraie les entrepreneurs débutants. Pourtant, elle est essentielle pour bien gagner sa vie et trouver des clients en freelance. 

Alors, comment définir le prix de ses prestations de services en tant qu’indépendant ? C’est ce que nous allons voir. 

👉 En bref, il existe deux grandes façons de facturer un service en freelance : la facturation au prorata du temps passé et la facturation en fonction de la valeur ajoutée générée. 

Voici quelques conseils qui vous permettront de choisir le bon mode de facturation et de fixer vos tarifs de freelance :

Facturer ses clients au temps passé 

Lorsqu’on est freelance débutant, le mieux est de facturer au temps passé, car on ne sait pas encore exactement quels résultats on va pouvoir obtenir pour ses clients. 

👉 Concrètement, il s’agit de déterminer combien de temps vous prend une prestation de services et d’en fixer le tarif en fonction du nombre d’heures ou de jours nécessaires à son accomplissement. 

Sur cette base, vous pouvez soit proposer un forfait à votre client, soit lui facturer directement un certain nombre d’heures. 

Cette deuxième solution peut notamment être envisagée pour les missions réalisées en régie dans les bureaux de votre client ou pour les contrats longs. 

Quelle que soit la formule choisie, il vous faut bien entendu connaître la valeur de chacune de vos journées et heures de travail. 

👉 Pour cela, vous devez déterminer votre Taux Journalier Moyen (TJM), lequel correspond au prix de votre journée de travail. 

En pratique, pour fixer votre TJM, je vous conseille d’effectuer un benchmark. 

Autrement dit, observez les tarifs affichés par des freelances ayant une offre et une expérience similaires aux vôtres et alignez-vous. 

Vous trouverez les prix des autres indépendants sur les plateformes de freelancing. 

Je vous invite notamment à consulter le Baromètre des tarifs freelances de Malt. Cet outil vous fera gagner un temps précieux, car il fait la moyenne des prix pratiqués par métier, ancienneté et zone géographique. 

⚠️Attention, assurez-vous que votre TJM vous permettra de couvrir toutes vos dépenses personnelles et professionnelles (cotisations et charges sociales, frais bancaires, assurances, matériel, etc.). 

De plus, souvenez-vous qu’en tant que freelance vous devez prévoir des jours non travaillés pour vos vacances (c’est important !) mais aussi pour mener à bien vos tâches administratives et votre prospection commerciales. 

Ainsi, ne vous bradez pas. 

Un TJM de 350 euros peut par exemple paraître élevé aux yeux d’un salarié. Pourtant, une fois toutes vos charges sociales et dépenses déduites, cette somme n’est pas si généreuse que cela.

Facturer ses clients en fonction de la valeur ajoutée apportée 

Les freelances, coachs et consultants confirmés peuvent quant à eux déterminer leurs tarifs en fonction de la valeur ajoutée qu’ils apportent à leurs clients. 

Ils facturent alors leurs clients au forfait, en fonction des sommes rapportées à leur client. 

Mon conseil : facturez 10 % de la valeur générée au profit de votre client. 

En clair, si vous pouvez rapporter 100 000 euros à votre client, facturez votre prestation de services 10 000 euros.

Malheureusement, les travailleurs indépendants sont souvent confrontés à une problématique de taille : les factures impayées. 

Alors, que faire, en tant que freelance face à un client qui ne paie pas ?

Le bon réflexe : faire signer un devis à son client 

Pour éviter les impayés, il est indispensable de toujours faire signer un devis à vos clients avant d’entamer votre prestation de services. 

Un devis signé est un contrat qui engage votre client et l’oblige à vous payer une fois la prestation effectuée. 

En cas de problème, vous pourrez vous servir de ce document pour contraindre votre interlocuteur à vous verser les sommes qu’il vous doit. 

Pour obtenir un devis signé, c’est simple : dressez un devis détaillé, envoyez-le à votre client et demandez-lui de vous le retourner signé et avec la mention « bon pour accord ». 

Une fois ce devis signé reçu, vous pouvez commencer à travailler et, à l’issue de votre mission, vous pourrez transformer votre devis en facture afin d’être réglé. Tout simplement.

La marche à suivre face à un client qui ne paie pas

Dans le cas où un client ne vous paie pas, voici la marche à suivre : 

• Relancez-le par email ou par courrier à trois reprises. Vous vous assurerez ainsi qu’il a bien pris connaissance de vos relances et accumulerez des preuves.

• En l’absence de paiement, rédigez une lettre de mise en demeure et envoyez-la en recommandé avec accusé de réception. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous appuyer sur un modèle de lettre de mise en demeure trouvé sur internet.  

• Si malgré vos efforts votre client ne vous paie toujours pas, faites alors appel à un cabinet de recouvrement. Cette société se chargera de faire payer votre interlocuteur, moyennant une commission prélevée sur le montant dû. 

Les freelances peuvent tout à fait avoir recours aux services d’une société de recouvrement. 

Il existe de nombreux cabinets de recouvrement. Pour ma part, je vous recommande le cabinet Care ou la plateforme de recouvrement G-collect, dédiée notamment aux professionnels libéraux. 

🔎 Retrouvez-moi sur YouTube pour plus de conseils et mon propre retour d’expérience concernant le recouvrement d’une facture impayée.

Établir des factures est un passage obligé pour tous les indépendants. 

Dès lors que vous réalisez une prestation de services, vous avez en effet l’obligation de fournir une facture à votre client afin d’être payé. 

Pour faire une facture, il convient de respecter différentes règles de forme et d’y inclure un certain nombre de mentions obligatoires. 

Par chance, des logiciels permettent de créer des devis et des factures rapidement et simplement. 

Reste à fixer le prix de vos prestations de services. 

Pour cela, appuyez-vous, au choix, sur votre tarif journalier moyen (TJM) ou sur la valeur ajoutée que vous générez pour vos clients. 

Enfin, prémunissez-vous contre les factures impayées en prenant l’habitude de toujours travailler sur la base d’un devis signé reprenant les informations qui figureront dans la facture correspondante.  

En cas de problème, n’hésitez pas à faire valoir vos droits auprès des mauvais payeurs, si besoin en vous faisant épauler par une entreprise de recouvrement.

Finalement, vous l’aurez compris, avec les bons outils et les bonnes informations, la facturation n’est pas une difficulté majeure lorsqu’on se lance en freelance. 

L’étape la plus compliquée est bien entendu celle qui consiste à trouver des clients en tant que freelance. Mais, là encore, des solutions existent. Pour les découvrir, pensez à vous inscrire à mes emails secrets en cliquant ici.